Etapy onboardingu

Skuteczny onboarding zwiększa identyfikację pracownika z firmą, wzmacnia zaangażowanie, poprawia retencję (zdolność do zatrzymania pracowników), zmniejsza ryzyko błędów i pozytywnie wpływa na efektywność zespołu. Wdrożenie nowego pracownika to wieloetapowy proces, który nie ogranicza się tylko do pierwszego dnia pracy. Zobacz, na jakie etapy możemy podzielić onboarding i o czym nie można zapomnieć!

Etapy onboardingu (wdrożenia)

W praktyce, w wielu firmach wdrożenie przebiega wybiórczo i ogranicza się do wybranych elementów, na przykład przygotowania dokumentów kadrowych lub oprowadzenia po biurze w pierwszym dniu pracy. Tymczasem to złożony proces, który warto potraktować kompleksowo. Dopiero wtedy może przynieść wymierne korzyści.

Etapy onboardingu

Pre-onboarding

Dzień pierwszy

Pierwszy tydzień

Onboarding pierwszego miesiąca

1. Pre-onboarding

Pre-onboarding to ogół działań służących wdrożeniu nowego pracownika, podejmowanych przed pierwszym dniem pracy. Od pre-onboardingu w dużej mierze zależeć będzie pozytywny odbiór firmy przez nowego członka zespołu. „Zaraz znajdziemy dla Pani jakieś krzesło” czy „kiedy informatyk wróci z urlopu założymy Panu skrzynkę e-mail” nie wpłyną pozytywnie na wizerunek pracodawcy. O czym należy pamiętać, aby uniknąć wpadek?

Pre-onboarding

Dokumentacja

Rozmowa z przełożonym

Przygotowanie stanowiska pracy

Konta i dostępy

Niezbędne informacje

  • Dokumentacja – Skierowanie na badania lekarskie, organizacja szkolenia bhp, zgłoszenie pracownika do ZUS, czy przygotowanie odpowiednich kwestionariuszy to zadanie dla działu kadr. Ważne, by działał efektywnie. Dokumentacja wdrożeniowa to jednak nie tylko dokumenty kadrowe, ale i wewnętrzne regulaminy, instrukcje, opisy procedur, czy zalecenia – upewnij się, że są w zanadrzu.
  • Rozmowa z przełożonym – To czas na szczegółowe omówienie stanowiska, celów i projektów, podczas którego nakreślimy nasze oczekiwania, a także zaznajomimy nowego pracownika z misją i wartościami firmy. Ze spotkaniem nie warto czekać do dnia „0”. Mamy do przekazania ważne informacje – szkoda, by zginęły w gąszczu innych, jak instrukcja obsługi ekspresu.
  • Przygotowanie stanowiska pracy – To nie tylko podstawowe elementy, jak biurko, krzesło i komputer (lub inne – niezbędne w zależności od stanowiska), ale również telefon, artykuły biurowe, identyfikatory, czy udostępnienie półek i szuflad, z których pracownik będzie mógł korzystać.
  • Konta i dostępy – Z wyprzedzeniem należy przygotować m.in.: służbowy adres e-mail wraz ze stopką, instalację kluczowych programów (DMS, CRM etc.) i założenie w nich odpowiednich kont dla nowego użytkownika, konta do firmowych komunikatorów, karty dostępu, kody do alarmu, a także hasło do wi-fi, czy… klucze.
  • Niezbędne informacje – dress code, godzina przyjazdu do pracy, miejsce parkingowe, drzwi wejściowe, osoba, do której należy się zgłosić… Zadbajmy, aby nowy pracownik był przygotowany i uniknął zbędnego stresu.

 

2. Dzień pierwszy

Pierwszy dzień w nowej pracy to jedna z bardziej stresujących chwil w życiu dorosłego człowieka. Dzięki przemyślanej strategii onboardingu sprawimy, że upłynie spokojnie i bez chaosu.

Onboarding 1. dnia

Zapoznanie z pracownikami

Spacer po biurze

Kultura organizacyjna

Wyznaczenie opiekuna/mentora

Pierwsze zadania

  • Zapoznanie z pracownikami – Przedstawmy nowego pracownika reszcie zespołu. Wytłumaczmy, czym nowa osoba będzie się zajmować oraz opowiedzmy pokrótce o zadaniach/funkcjach poszczególnych osób/działów. Dobrą praktyką jest przygotowanie listy wszystkich pracowników wraz z nazwą stanowiska i służbowym adresem e-mail.
  • Spacer po firmie – Oprowadźmy pracownika po najważniejszych pomieszczeniach. Zadbajmy o jego komfort i poczucie bezpieczeństwa – pokażmy, gdzie może przechować i zjeść posiłek, odpocząć w czasie przerwy, czy znaleźć niezbędne materiały i narzędzia.
  • Zapoznanie z kulturą organizacyjną – W jaki sposób komunikować się z klientami? Co mówimy, kiedy odbieramy telefon? Czy jesteśmy ze sobą na Ty? Czy wypada zapukać do drzwi prezesa? Pytań i okazji do pomyłek jest mnóstwo, dlatego rozwiejmy jak najwięcej wątpliwości.
  • Wyznaczenie opiekuna / mentora – Pozostawienie nowej osoby samej sobie nie jest miłe i nie przyspieszy wdrożenia. Warto wskazać nowemu pracownikowi, do kogo może udać się po pomoc w razie pytań i wątpliwości. (Zadbajmy, aby wskazany mentor nie dowiedział się o swojej roli jako ostatni!)
  • Przydzielenie pierwszych zadań – Właśnie na to czeka nowy pracownik. Im szybciej będzie mógł sprawdzić się w nowej roli, tym lepiej! Upewnijmy się, że wyposażyliśmy już go we wszystkie niezbędne materiały i narzędzia (lista kluczowych klientów, skrypty, regulaminy, dostępy …).

 

3. Pierwszy tydzień

To czas, kiedy nowy pracownik zaczyna nabierać wiatru w żagle. Upewnijmy się, że nic go nie stopuje.

Onboarding 1. tygodnia

Uzupełnienie dokumentów

Przypisanie do 1. projektu

Oczekiwania i plan pracy

Rozwianie wątpliwości

  • Porządek w dokumentach – Pierwszy tydzień to świetny czas, by upewnić się, że w dokumentach naszego pracownika (PIT-2, oświadczenie rodzica, oświadczenie o stosowaniu podwyższonych kosztów uzyskania przychodów etc.) nie ma żadnych braków, a jeśli są – niezwłocznie je uzupełnić.
  • Przypisanie do pierwszego projektu – Czas na poważne zadania i długoterminowe cele. Już w pierwszym tygodniu samodzielność pracownika na stanowisku może dynamicznie rosnąć, nawet jeśli niektóre czynności będzie wykonywał z pomocą innych.
  • Oczekiwania i plan pracy – Nakreślmy oczekiwania wobec pracownika w pierwszym miesiącu jego pracy. Pracownik zna już ogólny zarys, ale to dobry moment na szczegóły i wyznaczenie takich zadań, z których będziemy mogli go rozliczyć.
  • Rozwianie wątpliwości – Nowo zatrudnionej osobie warto dać przestrzeń do podzielenia się pytaniami i wątpliwościami, których na początku na pewno nie brakuje. Można też zapytać o pomysły i spostrzeżenia dotyczące firmy – nie ma nic cenniejszego niż świeże spojrzenie na procesy!

 

4. Onboarding pierwszego miesiąca

Onboarding 1. miesiąca

Regularny feedback

Wskazanie kierunku rozwoju

Ewaluacja onboardingu

  • Feedback – nie pozostawiajmy pracownika samemu sobie i udzielajmy regularnego feedbacku. Konstruktywna krytyka i podkreślenie mocnych stron to cenne wskazówki w pierwszym miesiącu pracy.
  • Wskazanie kierunku rozwoju – większość pracowników bardzo docenia możliwość rozwoju w firmie. Przedstawmy pracownikowi cele długoterminowe i możliwą ścieżkę kariery. To też dobry czas na zaproponowanie ciekawych branżowych lektur, czy udziału w szkoleniach.
  • Ewaluacja onboardingu – prześledźmy każdy z powyższych kroków. Sprawdźmy, co się sprawdziło, a co nie przyniosło efektu. Czy pamiętaliśmy o wszystkim? Może okazać się, że nikt nie wytłumaczył pracownikowi zasad przyznawania premii, czy nie przedstawił mu limitów urlopowych, a pakiet powitalny z firmowymi gadżetami wciąż leży zakurzony w szafie … Ups? No właśnie 🙂 Dzięki ewaluacji, strategię onboardingową można na szczęście udoskonalać 🙂

______________________
Przeczytaj też: Expose szefa – jak komunikować zmiany

Employee Experience – ogół wrażeń pracownika

 

zdjęcie profilowe autora

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.

Powrót

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany.