Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna to wymiana informacji pomiędzy pracownikami firmy a przełożonym(i). Choć dochodzi do niej samoistnie, np. kiedy po prostu ze sobą rozmawiamy, to odpowiednio kreowana staje się istotną funkcją zarządzania i kluczowym elementem wewnętrznego PR.

Komunikacja wewnętrzna | Human FocusCoraz więcej firm rozumie już ogromne znaczenie komunikacji zewnętrznej, czyli tej kierowanej do klientów, kontrahentów, konkurencji, lokalnej społeczności … Czasem ogranicza się ona do przekazywania informacji za pomocą strony www i mediów społecznościowych, często jest to jednak wielowymiarowe przedsięwzięcie realizowane przy współpracy specjalistów ds. marketingu, PR, komunikacji, czy employer brandingu. W ferworze walki o zewnętrzny wizerunek, zdarza się, że rola komunikacji wewnętrznej jest marginalizowana, a to może przynieść organizacji wiele szkód. Naprawdę warto zadbać także o ten obszar – efekty mogą nas pozytywnie zaskoczyć!

Na komunikację wewnętrzną składają się wszystkie komunikaty, które kierujemy do członków zespołu, bez względu na formę zatrudnienia. To wiadomości e-mail, plakaty, komunikaty wywieszone na tablicy, SMS-y, materiały video, informacje przekazywanie za pomocą komunikatorów internetowych / aplikacji, rozmowy, oficjalne pisma i odręczne notatki.

W zależności od organizacji, komunikacja wewnętrzna może przybierać skrajne formy: od sformalizowanej, autorytarnej, „oschłej” po krótkie komunikaty werbalne przekazywane „w locie” w firmowej kuchni. Ważne, aby stosowana formuła stanowiła świadomy wybór i była adekwatna do potrzeb przedsiębiorstwa i jego pracowników.

W komunikacji wewnętrznej nie tylko informujemy o zmianach, nowych przedsięwzięciach i naszych oczekiwaniach, ale także komentujemy firmową rzeczywistość – mówimy o sprawach ważnych, o tym, czym żyje zespół. Nabiera szczególnego znaczenia w przypadku kryzysu.

To narzędzie dla zarządu – decydujemy, co komunikujemy i kiedy; jakie informacje chcemy przekazać i w jakiej formie? Co chcemy przez to osiągnąć?

To narzędzie dla pracowników – informacje dają poczucie bezpieczeństwa, sensu i zrozumienia, rozwiewają wątpliwości, motywują; pracownicy zyskują przestrzeń do zgłaszania swoich uwag, pomysłów i spostrzeżeń, mogą zadawać pytania.

 

Czym grozi niewłaściwa komunikacja zewnętrzna?

 

  • pogłębia frustracje i napięcia
  • rodzi plotki i niedopowiedzenia
  • osłabia autorytet przełożonego
  • działa jak głuchy telefon – zniekształca informacje
  • podnosi ryzyko konfliktów
  • problemy „zamiata pod dywan”
  • demotywuje
  • obniża efektywność

 

Jeśli komunikujemy rzadko, uderzamy w patetyczne tony, wypowiadamy się z pozycji “wszechwiedzących”, milczymy o rzeczach trudnych, zespół otrzymuje komunikaty-wydmuszki. Przestajemy grać zespołowo i dzielimy na wrogie obozy: ONI i MY.

 

nieefektywna komunikacja wewnętrzna
 

Co daje efektywna komunikacja wewnętrzna?

 

  • zapewnia właściwy przepływ informacji
  • motywuje i wpływa na zaangażowanie
  • zwiększa identyfikację pracownika z firmą
  • poprawia relacje i atmosferę
  • zapobiega plotkom i niedopowiedzeniom
  • może redukować napięcia w grupie
  • daje impuls do rozwoju i wskazuje kierunki działań
  • pozwala dostrzegać i celebrować sukcesy
  • jasno pokazuje, które zachowania / działania / postawy są pożądane, a które nie

 

Dobra komunikacja wewnętrzna ma wartość zawsze, ale wydaje się, że wartość ta jest szczególnie cenna, kiedy jedna strona dialogu ma na sobie garnitur, a druga strój roboczy. Trudno o lepszy miernik komunikacyjnego niepowodzenia / sukcesu. Jeśli obie strony czują się częścią jednej drużyny to odnieśliśmy sukces.

 

efektywna komunikacja wewnętrzna
 

 

Masz wpływ na to, co mówią

Zarząd firmy, management i dział HR mają ogromny wpływ na atmosferę panującą w firmie i zaangażowanie zespołu. Nie tylko poprzez system wynagrodzeń i benefitów, procedury i regulaminy, ale w dużej mierze również poprzez komunikację. Pracownik, który wie dlaczego musi zostawać w danym miesiącu po godzinach, przyjmie to lepiej. Informacja o ważnych zmianach zapobiegnie plotkom i błędnej interpretacji wydarzeń. Rozsądne udzielanie głosów pracownikom i asertywność w komunikacji nie pozwolą na wzrost roszczeniowości, czy krytykanctwa. Jednak bez względu na to, czy nasza komunikacja wewnętrzna ograniczy się do kwartalnych spotkań i spontanicznego korzystania z tablicy ogłoszeń, czy przyjmie formę zaawansowanej strategii z użyciem profesjonalnych narzędzi – warto postawić na szacunek, szczerość i otwartość.

 

Każdy zespół ma inne potrzeby

Przygotowując strategię komunikacji wewnętrznej warto pamiętać o specyfice danej organizacji i charakterystyce zespołu. W rozbudowanej firmie o skomplikowanej strukturze formuła będzie zupełnie inna niż w kameralnym start-upie. Należy uwzględnić również różnice pokoleniowe i dostęp do narzędzi – czy każdy pracownik korzysta ze służbowego adresu e-mail, a może od miesięcy nasze newslettery trafiają wyłącznie do pracowników administracyjnych? Obszarów do analizy i usprawnień na pewno nie brakuje.

 

_____________

Czytaj też:

Expose szefa – jak komunikować zmiany?

Employee Experience – ogół wrażeń pracownika

Employee Advocacy – pracownik Twoim ambasadorem

 

 

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.

 

Prezenteizm

Prezenteizm (ang. presenteeism), nazywany też chorobą korporacyjną, to nieefektywna obecność w pracy, przejawiająca się głównie jako przychodzenie do pracy w chorobie, dla samej obecności. To stosunkowo nowe zjawisko. W przeszłości lekarze skarżyli się na liczne próby „wyłudzania zwolnień”. Dziś to pacjenci nie chcą ich brać.

głowa, trzymanie się za skroniePrezenteizm dotyczy różnych chorób, w tym przewlekłych: zapalenia stawów, alergii, czy migren. Nie da się jednak ukryć, że największe emocje budzi prezenteim związany z infekcjami. Obecność zakaźnie chorego pracownika negatywnie odbija się na atmosferze w zespole. Wpływa na innych nie tylko fizycznie (poprzez rozsiewanie wirusów i bakterii), ale także psychicznie – głośny kaszel i nieprzyjemne odgłosy smarkania nie pozwalają się skupić, a poprzeczka zostaje postawiona niezwykle wysoko sugerując innym, że obecność chorego pracownika w firmie jest normą, regułą. Za jeden z najczęściej podawanych powodów prezenteizmu wymienia się właśnie presję otoczenia, a także lęk przed utratą stanowiska lub premii/pensji.

Jednocześnie chory pracownik nie może być w pełni efektywny. Szacuje się, że jego wydajność w czasie choroby spada o około 40%, co mocno odbija się na finansach przedsiębiorstw. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że nieleczone infekcje trwają dłużej – koszty prezenteizmu niejednokrotnie przewyższają koszt krótkiej absencji. W przypadku chorób układu oddechowego – o 25%[1].

Przyczyny i skutki

PRZYCZYNY
  • ✓ Presja otoczenia
    ✓ Lęk przed zwolnieniem
    ✓ Presja czasu, terminy
    ✓ Obawa o stan budżetu
    ✓ Polityka personalna firmy
    ✓ Mobbing
    ✓ Pominięcie zasad zastępowalności przy projektowaniu stanowisk pracy
SKUTKI
  • ✓ Popełniane błędy
    ✓ Niska wydajność
    ✓ Zła atmosfera
    ✓ Dekoncentracja
    ✓ Nerwowość, irytacja
    ✓ Zarażanie innych
    ✓ Nieleczona choroba trwa dłużej
    ✓ Wysokie koszty ukryte

Każdy to robi

paczka chusteczek na biurkuChoć zgodnie z prawem pracy wszyscy pracownicy mają równe prawa do skorzystania ze zwolnienia chorobowego bez ponoszenia konsekwencji – do nieefektywnej obecności w pracy przyznaje się większość z nas. Prezenteizm przestał być zmorą wyłącznie korporacji. Przebyte zapalenia płuc, przewlekłe zapalenia uszu, czy chore zatoki to przykłady „pamiątek” po naszej nadgorliwej obecności w pracy. Kariera kosztem zdrowia… tylko czy warto?

Jak pracodawca może pomóc?

Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia wskazuje prezenteizm jako nowe psychospołeczne zagrożenie. Można z nim walczyć na wielu różnych polach. Fundamentem jest budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej i wdrażanie odpowiedniej polityki personalnej, edukacja zdrowotna, promowanie idei work-life-balance, pozytywny przykład ze strony przełożonych, czy potraktowanie zdrowia jako jednej z firmowych wartości. To również nie postrzeganie prezenteizmu jako aktu lojalności, czy postawy godnej pochwały[2]

 

[1] Prezenteizm – niezdrowa nadobecność w miejscu zatrudnienia, Zakrzewska K., Zakład Epidemiologii Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego w: Przegląd Epidemiologiczny 2014; 68: 157-159.

[2] Tamże.

 

 

___________________________________

Przeczytaj też: Employee Experience

Zapracowany jak Japończyk, czy efektywny jak Niemiec?

 

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.

Zarządzanie ciszą

ścieżka, drzewoJak zarobić na ciszy? Zarządzając hałasem w biurze! To sposób na znaczną poprawę efektywności pracowników. Większa efektywność może przełożyć się na większe przychody.

Według Światowej Organizacji Zdrowia, 340-milionowa populacja Europy Zachodniej traci każdego roku milion lat zdrowego życia z powodu hałasu[1]. Głośne dźwięki zaburzają rytm serca i wpływają na pracę mózgu, który zaczyna produkować hormony stresu. „Atakowane” jest ciało migdałowate, ośrodek mózgu związany z pamięcią i koncentracją.

Hałas kosztuje

Hałasu doświadczają nie tylko zatrudnieni w zakładach produkcyjnych, ale także pracownicy biurowi. Dzwoniące telefony, podniesione głosy, kiepska akustyka – to wszystko powoduje spadek wydajności. Po każdym rozproszeniu uwagi, pracownik potrzebuje od 10 do 15 minut na powrót do wcześniejszego poziomu koncentracji.

Według danych Państwowej Inspekcji Pracy odsetek przedsiębiorstw, w których hałas przekracza dopuszczalną normę decybeli sięga nawet 40%[2]. W klasycznym biurze o otwartej przestrzeni poziom hałasu wynosi ok. 60-65 decybeli. Już taki poziom natężenia dźwięku działa negatywnie na ośrodkowy układ nerwowy.

Zarządzanie zespołem poprzez zarządzanie ciszą?

To możliwe! Ustawiając w biurze takie “umilacze” jak kolorowe fotele, czy stoły do piłkarzyków, nie można zapomnieć o strefie wyciszenia. Nie brakuje nowinek technologicznych, które pomagają w redukcji bodźców dźwiękowych. Sektory ciszy, przestawne ścianki, słuchawki wygłuszające, materiały dźwiękoszczelne i ciche urządzenia biurowe to tylko niektóre z pomysłów, które pomogą w redukcji dyskomfortu, zmęczenia i stresu.

„Sza, cicho sza, czas na ciszę…”?

 

Trochę badań:

Czytaj też:

 

[1] https://hrpolska.pl/rozwoj/czytelnia/-10.html
[2] https://www.forbes.pl/kariera/dopuszczalny-poziom-halasu-w-miejscu-pracy-obowiazki-pracodawcy/kmvctgb

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.