RPO – outsourcing procesów rekrutacji

Skrót RPO jednym będzie kojarzył się z Rzecznikiem Praw Obywatelskich, a innym z Regionalnym Programem Operacyjnym. W świecie HR może jednak oznaczać tylko jedno: Outsourcing Procesów Rekrutacyjnych (ang. recruitment process outsourcing).

kobieta pisząca na klawiaturze, odbierająca telefonCzym jest RPO?

RPO narodziło się w latach 90-tych w Stanach Zjednoczonych, skąd zawędrowało do Kanady i Wielkiej Brytanii, a obecnie szturmem podbija całą Europę. To kompleksowe zarządzanie procesem pozyskiwania pracowników, osiągane poprzez outsourcing.

Outsourcing

to zjawisko wydzielania ze struktur niektórych funkcji i przekazanie ich do wykonania innym podmiotom. Jeśli więc prowadzenie księgowości Twojej firmy zlecasz biuru rachunkowemu – dokonujesz outsourcingu. Do najczęściej outsourcingowanych usług zaliczamy obsługę księgową, kadrowo-płacową, ale też zarządzanie dokumentami, szkolenia personelu, czy audyty.

 

RPO to outsourcing procesów rekrutacji. Agencja dostarczająca usługi RPO staje się partnerem na wyłączność i „częścią firmy”, odpowiedzialną za proces pozyskiwania i zatrudniania pracowników. To rozwiązanie kompleksowe, a przy tym bezpieczne – odpowiedzialność za wynik pracy spoczywa na usługodawcy. Ten reprezentuje klienta, wspiera jego cele biznesowe, a prowadzone działania dopasowuje do jego potrzeb.

 

Czym różni się RPO od klasycznej usługi rekrutacyjnej?

RPO to stała, często wieloletnia współpraca, w której usługodawca dostarcza nie tylko pracownika, ale przede wszystkim kompleksowe rozwiązania i usługi, w tym np. obsługę kadrowo-płacową pracowników, proces ich wdrożenia (onboardingu), czy szkoleń.

Firma odpowiedzialna za proces rekrutacji i zatrudnienia może realizować również szereg dodatkowych usług, takich jak:

  • ocena kadry,
  • wywiady mające na celu podniesienie jakości pracy / zbadania satysfakcji z pracy,
  • pełna obsługa kadrowo-administracyjna,
  • prowadzenie programów motywacyjnych i szkoleniowych etc.

 

Dlaczego firmy zlecają rekrutacje na zewnątrz?

ludzkie twarze, portretyBez względu na to, czy przedsiębiorcy decydują się całościowy outsourcing procesów rekrutacji, czy po prostu długofalową współpracę z agencją pracy, przyczyny są podobne:

  • niedobór talentów na rynku,
  • wysoka rotacja pracowników,
  • nieefektywność procesów (zatrudniają pracowników, ale nie spełniają oni ich oczekiwań),
  • czasochłonność procesów,
  • wysokie koszty.

Klienci często zwracają się do specjalistów branży HR również wtedy, kiedy zawiodły dotychczasowe metody – pożądani kandydaci nie odpowiedzieli na ogłoszenie (specjaliści i pracownicy o poszukiwanych kompetencjach często mają już dobrą pracę i nie szukają aktywnie nowej) lub wycofali się w trakcie procesu rekrutacji (tu powodem są często błędy popełnione przez rekrutujących).

Kto decyduje się na outsourcing procesów rekrutacji?

Na całkowite wydzielenie z firmy procesów pozyskiwania i zatrudniania pracowników decydują się najczęściej duże firmy, obsługujące kilkadziesiąt i więcej procesów rocznie. Wśród zleceniodawców RPO dominują firmy z branży IT, BPO, Centra Usług Wspólnych (SSC), sektor finansowy. To również świetne rozwiązanie dla firm, które wkroczyły w fazę dynamicznego rozwoju lub tworzą nowe struktury. Mniejsze podmioty częściej współpracują z konkretną agencją rekrutacyjną, każdorazowo zlecając usługi rekrutacyjne i rozwojowe ad hoc.

układanka z brakującym puzzlemKorzyści RPO:

  • budowa marki pracodawcy na rynku,
  • oszczędność czasu,
  • odciążenie pracowników (HR, kadry, managerowie),
  • przejrzystość kosztów i ich redukcja średnio o 30%,
  • pozyskiwanie pracowników dopasowanych do organizacji,
  • wypracowanie standardów rekrutacji i komunikacji z kandydatem,
  • doskonały employer branding (marka pracodawcy) i candidate expierience (wrażenia kandydata z procesu),
  • unowocześnienie, ujednolicenie procedur związanych z rekrutacją,
  • elastyczność (można przenieść całość procesów lub ich część – np. tylko rekrutacje specjalistów),
  • możliwość skupienia się na rozwoju i realizacji celów biznesowych.

Ryzyko?

Ryzykiem pełnego outsourcingu procesów rekrutacyjnych jest, tak samo jak w przypadku pojedynczych rekrutacji: brak strategii kadrowej w firmie, głębokie problemy organizacyjne i komunikacyjne. W tym wypadku nawet doskonali head hunterzy nie pozyskają dla firmy najlepszych pracowników (ze złą opinią i kiepskim wizerunkiem pracodawcy ciężko się walczy) lub nie wpłyną na zmniejszenie rotacji – w firmie o poważnych problemach organizacyjnych fluktuacja personelu jest nieunikniona. W tym przypadku, przed wdrożeniem RPO do firmy, warto przeprowadzić gruntowne zmiany. Pierwszym krokiem mogą być warsztaty strategiczne, audyt zasobów i procesów oraz dostosowanie struktury organizacyjnej do nowych realiów i potrzeb.

 

Candidate Experience

Terminem Candidate Experience (CX) określa się ogół wrażeń kandydata z udziału w procesie rekrutacji. Na te wrażenia składa się wiele czynników, nie tylko pytania, jakie zadaje rekruter.

Wrażenia kandydata z procesu rekrutacji są ważne. Mają wpływ nie tylko na to, czy podejmie on pracę w Twojej firmie, ale też co opowie rodzinie i znajomym, napisze w sieci, a nawet na to, czy skorzysta z usług / produktów Twojej firmy i czy je komuś poleci … Ci, których nie wybierzemy, pójdą w świat z opinią o nas. Dlatego ważne jest, aby w procesie rekrutacji zadbać o komfort i odczucia kandydata na każdym etapie.

 

Co może wpływać na Candidate Experience?

  • oferta pracy (kompletność, zrozumiałość, forma)
  • przepływ informacji, w tym o etapach procesu rekrutacji i statusie zgłoszenia
  • czas trwania procesu
  • przebieg rozmowy rekrutacyjnej (w tym atmosfera, przygotowanie i prezencja rekrutera, miejsce prowadzenia rozmowy)
  • zgodność proponowanych warunków z zapisami w ofercie
  • proces zatrudnienia i wdrożenia pracownika

 

W badaniu Candidate Experience Koalicji na Rzecz Przyjaznej Rekrutacji 73% pracodawców zadeklarowało, że dba o relacje z kandydatami. 68% kandydatów uznało, że jest…kompletnie na odwrót. W czym problem?

Ośmiu na dziesięciu rekrutowanych ma poczucie, że nikt nie zapoznał się z jego aplikacją przed rozmową kwalifikacyjną. Na liście rekruterskich grzeszków są też: pytania wyrwane z kontekstu, niezwiązane z rekrutacją, okazywanie wyższości, brak kontaktu pomimo deklaracji oddzwonienia, czy brak merytorycznego feedbacku. Aż 77% kandydatów chce wiedzieć, dlaczego nie dostali pracy i jakich kompetencji im zabrakło*.

Candidate experience jest podstawą Twojego employer brandingu. Nie da się budować wizerunku pracodawcy na złych fundamentach.

 

Co ocenia kandydat?

OFERTA PRACY
  • ✓ Czytelna oferta
    ✓ Jasno określone wymagania
    ✓ Przejrzyste warunki
    ✓ Pozbawiona błędów
    ✓ Nie wprowadza w błąd

KOMINUKACJA
  • ✓ Info o otrzymaniu aplikacji
    ✓ Info o statusie aplikacji
    ✓ RODO
    ✓ Podziękowanie za udział
    ✓ Info o zakończeniu procesu

PRZEBIEG ROZMOWY
  • ✓ Znajomość CV Kandydata
    ✓ Pytania adekwatne do oferty
    ✓ Poszanowanie prywatności
    ✓ Informacje o ofercie i firmie
    ✓ Czas na własne pytania

KOMFORT
  • ✓ Punktualność rekrutera
    ✓ Przyjazna atmosfera
    ✓ Gościnność
    ✓ Brak pośpiechu
    ✓ Cicha, czysta przestrzeń

FEEDBACK informacja zwrotna
  • ✓ Info o odrzuceniu aplikacji
    ✓ Powód nieotrzymania pracy

ONBOARDING wdrożenie
  • ✓ Zapoznanie z zespołem
    ✓ Wyznaczenie opiekuna
    ✓ Wyjaśnienie procedur
    ✓ Przedstawienie struktury
    ✓ Szczegółowe obowiązki

Ku przestrodze?

 

mężczyzna teczka formularzRozmowa kwalifikacyjna jest silnym stresorem. Pewnie nie da się jej przeprowadzić w sposób w 100% idealny. Nie warto jednak czynić tego doświadczenia jeszcze trudniejszym. Kandydat, który nie ubiega się o stanowisko kreatywne, z dużym prawdopodobieństwem nie ma ochoty opisywać kształtu łyżki, ani deliberować, co zrobiłby gdyby stał się niewidzialny. W odczuciu wielu kandydatów takie pytania są upokarzające. Nie ma też powodu, aby kandydatom aplikującym na niższe i gorzej płatne stanowiska zadawać takie same pytania jak specjalistom i managerom. (KU PRZESTRODZE – polecamy świetny tekst E. Gietki o absurdzie pisania listów motywacyjnych na stanowiska niższego szczebla). W najłagodniejszym wypadku skutkiem naszych błędów będzie wycofanie się kandydata z procesu. W nieco gorszym – o naszym braku profesjonalizmu przeczytają znajomi na Facebooku, usłyszy rodzina, a na pamiątkę na którymś z forów pojawi się przykry wpis (wpisując w wyszukiwarkę „najgorsza rozmowa rekrutacyjna”, można się przekonać, że Internet łatwo nie wybacza i nie zapomina). Najsmutniejsze jest jednak, kiedy kiepskie Candidate Experience sprawia, że źle potraktowany kandydat już nigdy nie kupi naszego produktu ani usługi. Tracimy wtedy nie tylko kandydata, ale też klienta.

 

 

*źródło: badanie Candidate Experience w Polsce N=1961 eRecruiter