Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna to wymiana informacji pomiędzy pracownikami firmy a przełożonym(i). Choć dochodzi do niej samoistnie, np. kiedy po prostu ze sobą rozmawiamy, to odpowiednio kreowana staje się istotną funkcją zarządzania i kluczowym elementem wewnętrznego PR.

Komunikacja wewnętrzna | Human FocusCoraz więcej firm rozumie już ogromne znaczenie komunikacji zewnętrznej, czyli tej kierowanej do klientów, kontrahentów, konkurencji, lokalnej społeczności … Czasem ogranicza się ona do przekazywania informacji za pomocą strony www i mediów społecznościowych, często jest to jednak wielowymiarowe przedsięwzięcie realizowane przy współpracy specjalistów ds. marketingu, PR, komunikacji, czy employer brandingu. W ferworze walki o zewnętrzny wizerunek, zdarza się, że rola komunikacji wewnętrznej jest marginalizowana, a to może przynieść organizacji wiele szkód. Naprawdę warto zadbać także o ten obszar – efekty mogą nas pozytywnie zaskoczyć!

Na komunikację wewnętrzną składają się wszystkie komunikaty, które kierujemy do członków zespołu, bez względu na formę zatrudnienia. To wiadomości e-mail, plakaty, komunikaty wywieszone na tablicy, SMS-y, materiały video, informacje przekazywanie za pomocą komunikatorów internetowych / aplikacji, rozmowy, oficjalne pisma i odręczne notatki.

W zależności od organizacji, komunikacja wewnętrzna może przybierać skrajne formy: od sformalizowanej, autorytarnej, „oschłej” po krótkie komunikaty werbalne przekazywane „w locie” w firmowej kuchni. Ważne, aby stosowana formuła stanowiła świadomy wybór i była adekwatna do potrzeb przedsiębiorstwa i jego pracowników.

W komunikacji wewnętrznej nie tylko informujemy o zmianach, nowych przedsięwzięciach i naszych oczekiwaniach, ale także komentujemy firmową rzeczywistość – mówimy o sprawach ważnych, o tym, czym żyje zespół. Nabiera szczególnego znaczenia w przypadku kryzysu.

To narzędzie dla zarządu – decydujemy, co komunikujemy i kiedy; jakie informacje chcemy przekazać i w jakiej formie? Co chcemy przez to osiągnąć?

To narzędzie dla pracowników – informacje dają poczucie bezpieczeństwa, sensu i zrozumienia, rozwiewają wątpliwości, motywują; pracownicy zyskują przestrzeń do zgłaszania swoich uwag, pomysłów i spostrzeżeń, mogą zadawać pytania.

 

Czym grozi niewłaściwa komunikacja zewnętrzna?

 

  • pogłębia frustracje i napięcia
  • rodzi plotki i niedopowiedzenia
  • osłabia autorytet przełożonego
  • działa jak głuchy telefon – zniekształca informacje
  • podnosi ryzyko konfliktów
  • problemy „zamiata pod dywan”
  • demotywuje
  • obniża efektywność

 

Jeśli komunikujemy rzadko, uderzamy w patetyczne tony, wypowiadamy się z pozycji “wszechwiedzących”, milczymy o rzeczach trudnych, zespół otrzymuje komunikaty-wydmuszki. Przestajemy grać zespołowo i dzielimy na wrogie obozy: ONI i MY.

 

nieefektywna komunikacja wewnętrzna
 

Co daje efektywna komunikacja wewnętrzna?

 

  • zapewnia właściwy przepływ informacji
  • motywuje i wpływa na zaangażowanie
  • zwiększa identyfikację pracownika z firmą
  • poprawia relacje i atmosferę
  • zapobiega plotkom i niedopowiedzeniom
  • może redukować napięcia w grupie
  • daje impuls do rozwoju i wskazuje kierunki działań
  • pozwala dostrzegać i celebrować sukcesy
  • jasno pokazuje, które zachowania / działania / postawy są pożądane, a które nie

 

Dobra komunikacja wewnętrzna ma wartość zawsze, ale wydaje się, że wartość ta jest szczególnie cenna, kiedy jedna strona dialogu ma na sobie garnitur, a druga strój roboczy. Trudno o lepszy miernik komunikacyjnego niepowodzenia / sukcesu. Jeśli obie strony czują się częścią jednej drużyny to odnieśliśmy sukces.

 

efektywna komunikacja wewnętrzna
 

 

Masz wpływ na to, co mówią

Zarząd firmy, management i dział HR mają ogromny wpływ na atmosferę panującą w firmie i zaangażowanie zespołu. Nie tylko poprzez system wynagrodzeń i benefitów, procedury i regulaminy, ale w dużej mierze również poprzez komunikację. Pracownik, który wie dlaczego musi zostawać w danym miesiącu po godzinach, przyjmie to lepiej. Informacja o ważnych zmianach zapobiegnie plotkom i błędnej interpretacji wydarzeń. Rozsądne udzielanie głosów pracownikom i asertywność w komunikacji nie pozwolą na wzrost roszczeniowości, czy krytykanctwa. Jednak bez względu na to, czy nasza komunikacja wewnętrzna ograniczy się do kwartalnych spotkań i spontanicznego korzystania z tablicy ogłoszeń, czy przyjmie formę zaawansowanej strategii z użyciem profesjonalnych narzędzi – warto postawić na szacunek, szczerość i otwartość.

 

Każdy zespół ma inne potrzeby

Przygotowując strategię komunikacji wewnętrznej warto pamiętać o specyfice danej organizacji i charakterystyce zespołu. W rozbudowanej firmie o skomplikowanej strukturze formuła będzie zupełnie inna niż w kameralnym start-upie. Należy uwzględnić również różnice pokoleniowe i dostęp do narzędzi – czy każdy pracownik korzysta ze służbowego adresu e-mail, a może od miesięcy nasze newslettery trafiają wyłącznie do pracowników administracyjnych? Obszarów do analizy i usprawnień na pewno nie brakuje.

 

_____________

Czytaj też:

Expose szefa – jak komunikować zmiany?

Employee Experience – ogół wrażeń pracownika

Employee Advocacy – pracownik Twoim ambasadorem

 

 

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.

 

Expose szefa

Expose szefa to przydatne narzędzie menadżerskie. Polega na krótkim, zwięzłym, a przede wszystkim konkretnym wystąpieniu przełożonego, skierowanym do swoich podwładnych. W klasycznym ujęciu expose związane jest z objęciem przez przełożonego nowego zespołu i powinno pokrótce nakreślić oczekiwania, zasady współpracy i kluczowe wartości, jak również zachowania i postawy, które będą nagradzane lub nie będą tolerowane. W nowoczesnym zarządzaniu to nieco bardziej elastyczne narzędzie komunikacji, które usprawnia przepływ informacji i transparentność działań.

czerwone krzesła w sali konferencyjnej„Najczęstszym źródłem niezadowolenia z pracy są relacje z przełożonymi”

Brak komunikacji wewnętrznej i chaos informacyjny przynoszą organizacjom wiele szkód. Niedoinformowani pracownicy zaczynają poszukiwać odpowiedzi na nurtujące ich pytania na własną rękę, co szybko przeradza się w plotki, teorie spiskowe i niedomówienia. Dlatego expose szefa powinno być stałym elementem życia firmy, za każdym razem, kiedy w organizacji zachodzą zmiany.

 

Kiedy wygłosić expose szefa?

Zawsze, kiedy …

  • tworzysz w strukturach firmy nowy dział / zespół,
  • nowe kierownictwo obejmuje już istniejącą grupę,
  • rozpoczynasz pracę nad nowym projektem,
  • wdrażasz nowe produkty / usługi / narzędzia,
  • przyznajesz nagrody i awanse,
  • zmieniasz hierarchię wartości / priorytety działania,
  • wdrażasz nowy system motywacyjny,
  • przyjmujesz nowy model zarządzania,
  • zatrudniasz nowego pracownika.
Dobre expose…

wyznacza zasady i standardy współpracy w zespole, podkreśla oczekiwania wobec pracowników, buduje autorytet przełożonego.

 

Co powinno zawierać expose szefa?

  • intencję, czyli informację o powodzie wygłoszenia expose,
  • powód zmiany (rozwiej wątpliwości, że to tylko „wymysł kogoś z góry” 🙂 ),
  • nakreślenie oczekiwań i zasad współpracy,
  • wartości, którymi się kierujemy,
  • cele, jakie chcemy osiągnąć,
  • zaproszenie do wyjaśnienia wątpliwości (pozwala zbadać potrzeby zespołu i upewnić się, że przekazane informacje są jasne dla wszystkich).

 

“Co to oznacza dla mnie?”

To pytanie zada sobie każdy pracownik. Upewnij się, że każdy członek zespołu będzie wiedział, czego się spodziewać. Okres intensywnej pracy, większa swoboda działań, częstsza współpraca z pracownikami innych działów? Im mniej niedomówień po expose szefa, tym lepiej! „Nic o nas bez nas” – tak widzą to podwładni, w końcu to oni na własnej skórze odczują konsekwencje zmian.To trochę jak bycie kapitanem statku. Jeśli załoga ma Ci zaufać, musi wiedzieć co oznacza nagła zmiana kursu, czy nowa bandera.

 

Czego unikać?

Wszyscy razem w jednym miejscu? To może kusić, żeby poruszyć jeszcze kwestie szkoleń bhp, kart sportowych, czy dziesiątek innych bieżących zagadnień z życia firmy. Expose to jednak nie najlepszy czas na takie wzmianki. Czego jeszcze unikać?

  • wystrzegaj się chaotycznych wypowiedzi, swoje expose przygotuj wcześniej,
  • unikaj górnolotnych i podniosłych wyrażeń, postaw na realia i konkrety,
  • unikaj dygresji i rozbudowanych przykładów, czasem mniej znaczy więcej!

 

salka konferencyjna, onboarding, krzesła, ekran, zegarExpose szefa jako element onboardingu?

Ciężko mówić o kompletnym i udanym procesie onboardingu, jeśli nie towarzyszyło mu expose szefa. Firma to ludzie, a każda rotacja zaburza pewien naturalny rytm, wypracowany system. Nawet najbardziej zgrany dział w towarzystwie nowego kolegi/koleżanki dociera się na nowo. Jeśli na przykład liczysz, że nowa osoba wprowadzi do zespołu wiele zmian, nie zapomnij o tym zakomunikować wszystkim zainteresowanym. W przeciwnym razie Twój team może ostudzić zapały „samozwańczego reformatora”.

Expose szefa to nie tylko sposób na kreowanie wizerunku i komunikowanie oczekiwań, ale też szansa na większą identyfikację pracowników z organizacją, po prostu – więcej satysfakcji z pracy.

___________________________________

Przeczytaj też: Elevator Pitch – daj się poznać

Employee Experience – ogół wrażeń pracownika

Employee Adocacy – pracownik Twoim ambasadorem

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.

Prezenteizm

Prezenteizm (ang. presenteeism), nazywany też chorobą korporacyjną, to nieefektywna obecność w pracy, przejawiająca się głównie jako przychodzenie do pracy w chorobie, dla samej obecności. To stosunkowo nowe zjawisko. W przeszłości lekarze skarżyli się na liczne próby „wyłudzania zwolnień”. Dziś to pacjenci nie chcą ich brać.

głowa, trzymanie się za skroniePrezenteizm dotyczy różnych chorób, w tym przewlekłych: zapalenia stawów, alergii, czy migren. Nie da się jednak ukryć, że największe emocje budzi prezenteim związany z infekcjami. Obecność zakaźnie chorego pracownika negatywnie odbija się na atmosferze w zespole. Wpływa na innych nie tylko fizycznie (poprzez rozsiewanie wirusów i bakterii), ale także psychicznie – głośny kaszel i nieprzyjemne odgłosy smarkania nie pozwalają się skupić, a poprzeczka zostaje postawiona niezwykle wysoko sugerując innym, że obecność chorego pracownika w firmie jest normą, regułą. Za jeden z najczęściej podawanych powodów prezenteizmu wymienia się właśnie presję otoczenia, a także lęk przed utratą stanowiska lub premii/pensji.

Jednocześnie chory pracownik nie może być w pełni efektywny. Szacuje się, że jego wydajność w czasie choroby spada o około 40%, co mocno odbija się na finansach przedsiębiorstw. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że nieleczone infekcje trwają dłużej – koszty prezenteizmu niejednokrotnie przewyższają koszt krótkiej absencji. W przypadku chorób układu oddechowego – o 25%[1].

Przyczyny i skutki

PRZYCZYNY
  • ✓ Presja otoczenia
    ✓ Lęk przed zwolnieniem
    ✓ Presja czasu, terminy
    ✓ Obawa o stan budżetu
    ✓ Polityka personalna firmy
    ✓ Mobbing
    ✓ Pominięcie zasad zastępowalności przy projektowaniu stanowisk pracy
SKUTKI
  • ✓ Popełniane błędy
    ✓ Niska wydajność
    ✓ Zła atmosfera
    ✓ Dekoncentracja
    ✓ Nerwowość, irytacja
    ✓ Zarażanie innych
    ✓ Nieleczona choroba trwa dłużej
    ✓ Wysokie koszty ukryte

Każdy to robi

paczka chusteczek na biurkuChoć zgodnie z prawem pracy wszyscy pracownicy mają równe prawa do skorzystania ze zwolnienia chorobowego bez ponoszenia konsekwencji – do nieefektywnej obecności w pracy przyznaje się większość z nas. Prezenteizm przestał być zmorą wyłącznie korporacji. Przebyte zapalenia płuc, przewlekłe zapalenia uszu, czy chore zatoki to przykłady „pamiątek” po naszej nadgorliwej obecności w pracy. Kariera kosztem zdrowia… tylko czy warto?

Jak pracodawca może pomóc?

Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia wskazuje prezenteizm jako nowe psychospołeczne zagrożenie. Można z nim walczyć na wielu różnych polach. Fundamentem jest budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej i wdrażanie odpowiedniej polityki personalnej, edukacja zdrowotna, promowanie idei work-life-balance, pozytywny przykład ze strony przełożonych, czy potraktowanie zdrowia jako jednej z firmowych wartości. To również nie postrzeganie prezenteizmu jako aktu lojalności, czy postawy godnej pochwały[2]

 

[1] Prezenteizm – niezdrowa nadobecność w miejscu zatrudnienia, Zakrzewska K., Zakład Epidemiologii Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego w: Przegląd Epidemiologiczny 2014; 68: 157-159.

[2] Tamże.

 

 

___________________________________

Przeczytaj też: Employee Experience

Zapracowany jak Japończyk, czy efektywny jak Niemiec?

 

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.

Organizacje turkusowe

Najwyższy stopień świadomości zarządzania firmą, czy szalona utopia? Zdania na temat organizacji turkusowych są podzielone. Twórcą pojęcia jest belgijski coach biznesu Frederic Laloux, autor książki „Pracować inaczej”, w której wyróżnia kilka skrajnie różnych modeli zarządzania:

 

 

Zwolennicy tzw. turkusu podkreślają, że człowiek powinien pracować tam, gdzie dobrze się czuje i realizować te cele, które są zgodne z wyznawanymi przez niego wartościami. Zdobywanie kolejnych umiejętności i próbowanie nowych rzeczy zainspirują go do działania lepiej niż sztywny system motywacyjny i premiowy.

W firmie o zupełnie płaskiej strukturze organizacyjnej, pracownik samodzielnie decyduje o swoich obowiązkach i zarobkach. Odpowiada sam przed sobą, bo nie managerów i kierowników, przed którym mógłby się rozliczać z zadań. Według niektórych taka odpowiedzialność wpływa na zespół pozytywnie – jego członkowie czują się docenieni, spełnieni, a więc uwalnia się ich potencjał i kreatywność. W organizacji turkusowej pracownik ma do pracy emocjonalny stosunek – z własnej woli angażuje się w zadania, czuje sprawczość wynikającą z nieograniczania własnej roli do wąskiego stanowiska.

To podejście zupełnie opozycyjne w stosunku do kultury korporacyjnej, w której podwładny często czuje się tylko trybikiem w wielkiej machinie, przytłoczony targetami i bez wpływu na rzeczywistość. Takie poczucie drastycznie osłabia efektywność i prowadzi do wypalenia. Ewolucyjny Turkus jasno deklaruje – praca ma być pasją, a role ludzi w firmie adekwatne do ich zainteresowań, talentów i umiejętności.

Płaska, turkusowa struktura pasuje do firm elastycznych, które z łatwością mogą dopasowywać się do zmian na rynku i w zależności od potrzeb zmieniać kierunek działania. W praktyce turkusami są dziś m.in.: przedszkola, firmy informatyczne, producenci opakowań i firmy usługowe. Rekordzista – firma AES – zatrudnia ponad 40 tys. osób! Statystyki mówią same za siebie: w turkusach jest mniej oszustw i nadwyrężeń, a wydajność pracy – jest wyższa.

Turkus? Tak, ale z głową

Budujmy nowoczesne, oparte na szacunku i zaufaniu przedsiębiorstwa i zespoły. Unikajmy zbędnej biurokracji i delegujmy zadania tak, aby zwiększać samodzielność i decyzyjność pracowników. Pamiętajmy jednak, że aby uniknąć tworzenia utopii, pewne elementy i tak powinniśmy ustrukturyzować.

Organizacje turkusowe niosą za sobą ryzyko dublowania zadań, chaosu organizacyjnego, czy niekontrolowanego wyodrębniania się celi niespójnych z pierwotną wizją. Nie każdy człowiek będzie efektywnie funkcjonować w turkusie. Nie brakuje pracowników, którzy marzą o standardowej ścieżce kariery z listą awansów do osiągnięcia, inni wolą zadania odtwórcze i źle czują się obarczeni odpowiedzialnością.  Nawet kiedy za istotne uzna się nie stanowiska, a funkcje – należy ustalić, które z nich będą najbardziej kluczowe dla organizacji i jakich kompetencji będą wymagać. Bo dobry turkus, to turkus tworzony z głową!

Jeśli próbujesz zidentyfikować, czy Twoja firma jest gotowa na funkcjonowanie w oparciu o strukturę płaską albo potrzebujesz pomocy we wprowadzeniu stosownych zmian – zapraszamy do kontaktu.

Czytaj więcej: Stuktura organizacyjna

O autorze:
Katarzyna Łygan

Asystent Zarządu ds. Projektów Rozwojowych. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.