Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna to wymiana informacji pomiędzy pracownikami firmy a przełożonym(i). Choć dochodzi do niej samoistnie, np. kiedy po prostu ze sobą rozmawiamy, to odpowiednio kreowana staje się istotną funkcją zarządzania i kluczowym elementem wewnętrznego PR.

Komunikacja wewnętrzna | Human FocusCoraz więcej firm rozumie już ogromne znaczenie komunikacji zewnętrznej, czyli tej kierowanej do klientów, kontrahentów, konkurencji, lokalnej społeczności … Czasem ogranicza się ona do przekazywania informacji za pomocą strony www i mediów społecznościowych, często jest to jednak wielowymiarowe przedsięwzięcie realizowane przy współpracy specjalistów ds. marketingu, PR, komunikacji, czy employer brandingu. W ferworze walki o zewnętrzny wizerunek, zdarza się, że rola komunikacji wewnętrznej jest marginalizowana, a to może przynieść organizacji wiele szkód. Naprawdę warto zadbać także o ten obszar – efekty mogą nas pozytywnie zaskoczyć!

Na komunikację wewnętrzną składają się wszystkie komunikaty, które kierujemy do członków zespołu, bez względu na formę zatrudnienia. To wiadomości e-mail, plakaty, komunikaty wywieszone na tablicy, SMS-y, materiały video, informacje przekazywanie za pomocą komunikatorów internetowych / aplikacji, rozmowy, oficjalne pisma i odręczne notatki.

W zależności od organizacji, komunikacja wewnętrzna może przybierać skrajne formy: od sformalizowanej, autorytarnej, „oschłej” po krótkie komunikaty werbalne przekazywane „w locie” w firmowej kuchni. Ważne, aby stosowana formuła stanowiła świadomy wybór i była adekwatna do potrzeb przedsiębiorstwa i jego pracowników.

W komunikacji wewnętrznej nie tylko informujemy o zmianach, nowych przedsięwzięciach i naszych oczekiwaniach, ale także komentujemy firmową rzeczywistość – mówimy o sprawach ważnych, o tym, czym żyje zespół. Nabiera szczególnego znaczenia w przypadku kryzysu.

To narzędzie dla zarządu – decydujemy, co komunikujemy i kiedy; jakie informacje chcemy przekazać i w jakiej formie? Co chcemy przez to osiągnąć?

To narzędzie dla pracowników – informacje dają poczucie bezpieczeństwa, sensu i zrozumienia, rozwiewają wątpliwości, motywują; pracownicy zyskują przestrzeń do zgłaszania swoich uwag, pomysłów i spostrzeżeń, mogą zadawać pytania.

 

Czym grozi niewłaściwa komunikacja zewnętrzna?

 

  • pogłębia frustracje i napięcia
  • rodzi plotki i niedopowiedzenia
  • osłabia autorytet przełożonego
  • działa jak głuchy telefon – zniekształca informacje
  • podnosi ryzyko konfliktów
  • problemy „zamiata pod dywan”
  • demotywuje
  • obniża efektywność

 

Jeśli komunikujemy rzadko, uderzamy w patetyczne tony, wypowiadamy się z pozycji “wszechwiedzących”, milczymy o rzeczach trudnych, zespół otrzymuje komunikaty-wydmuszki. Przestajemy grać zespołowo i dzielimy na wrogie obozy: ONI i MY.

 

nieefektywna komunikacja wewnętrzna
 

Co daje efektywna komunikacja wewnętrzna?

 

  • zapewnia właściwy przepływ informacji
  • motywuje i wpływa na zaangażowanie
  • zwiększa identyfikację pracownika z firmą
  • poprawia relacje i atmosferę
  • zapobiega plotkom i niedopowiedzeniom
  • może redukować napięcia w grupie
  • daje impuls do rozwoju i wskazuje kierunki działań
  • pozwala dostrzegać i celebrować sukcesy
  • jasno pokazuje, które zachowania / działania / postawy są pożądane, a które nie

 

Dobra komunikacja wewnętrzna ma wartość zawsze, ale wydaje się, że wartość ta jest szczególnie cenna, kiedy jedna strona dialogu ma na sobie garnitur, a druga strój roboczy. Trudno o lepszy miernik komunikacyjnego niepowodzenia / sukcesu. Jeśli obie strony czują się częścią jednej drużyny to odnieśliśmy sukces.

 

efektywna komunikacja wewnętrzna
 

 

Masz wpływ na to, co mówią

Zarząd firmy, management i dział HR mają ogromny wpływ na atmosferę panującą w firmie i zaangażowanie zespołu. Nie tylko poprzez system wynagrodzeń i benefitów, procedury i regulaminy, ale w dużej mierze również poprzez komunikację. Pracownik, który wie dlaczego musi zostawać w danym miesiącu po godzinach, przyjmie to lepiej. Informacja o ważnych zmianach zapobiegnie plotkom i błędnej interpretacji wydarzeń. Rozsądne udzielanie głosów pracownikom i asertywność w komunikacji nie pozwolą na wzrost roszczeniowości, czy krytykanctwa. Jednak bez względu na to, czy nasza komunikacja wewnętrzna ograniczy się do kwartalnych spotkań i spontanicznego korzystania z tablicy ogłoszeń, czy przyjmie formę zaawansowanej strategii z użyciem profesjonalnych narzędzi – warto postawić na szacunek, szczerość i otwartość.

 

Każdy zespół ma inne potrzeby

Przygotowując strategię komunikacji wewnętrznej warto pamiętać o specyfice danej organizacji i charakterystyce zespołu. W rozbudowanej firmie o skomplikowanej strukturze formuła będzie zupełnie inna niż w kameralnym start-upie. Należy uwzględnić również różnice pokoleniowe i dostęp do narzędzi – czy każdy pracownik korzysta ze służbowego adresu e-mail, a może od miesięcy nasze newslettery trafiają wyłącznie do pracowników administracyjnych? Obszarów do analizy i usprawnień na pewno nie brakuje.

 

_____________

Czytaj też:

Expose szefa – jak komunikować zmiany?

Employee Experience – ogół wrażeń pracownika

Employee Advocacy – pracownik Twoim ambasadorem

 

 

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.

 

Prezenteizm

Prezenteizm (ang. presenteeism), nazywany też chorobą korporacyjną, to nieefektywna obecność w pracy, przejawiająca się głównie jako przychodzenie do pracy w chorobie, dla samej obecności. To stosunkowo nowe zjawisko. W przeszłości lekarze skarżyli się na liczne próby „wyłudzania zwolnień”. Dziś to pacjenci nie chcą ich brać.

głowa, trzymanie się za skroniePrezenteizm dotyczy różnych chorób, w tym przewlekłych: zapalenia stawów, alergii, czy migren. Nie da się jednak ukryć, że największe emocje budzi prezenteim związany z infekcjami. Obecność zakaźnie chorego pracownika negatywnie odbija się na atmosferze w zespole. Wpływa na innych nie tylko fizycznie (poprzez rozsiewanie wirusów i bakterii), ale także psychicznie – głośny kaszel i nieprzyjemne odgłosy smarkania nie pozwalają się skupić, a poprzeczka zostaje postawiona niezwykle wysoko sugerując innym, że obecność chorego pracownika w firmie jest normą, regułą. Za jeden z najczęściej podawanych powodów prezenteizmu wymienia się właśnie presję otoczenia, a także lęk przed utratą stanowiska lub premii/pensji.

Jednocześnie chory pracownik nie może być w pełni efektywny. Szacuje się, że jego wydajność w czasie choroby spada o około 40%, co mocno odbija się na finansach przedsiębiorstw. Jeśli weźmiemy pod uwagę, że nieleczone infekcje trwają dłużej – koszty prezenteizmu niejednokrotnie przewyższają koszt krótkiej absencji. W przypadku chorób układu oddechowego – o 25%[1].

Przyczyny i skutki

PRZYCZYNY
  • ✓ Presja otoczenia
    ✓ Lęk przed zwolnieniem
    ✓ Presja czasu, terminy
    ✓ Obawa o stan budżetu
    ✓ Polityka personalna firmy
    ✓ Mobbing
    ✓ Pominięcie zasad zastępowalności przy projektowaniu stanowisk pracy
SKUTKI
  • ✓ Popełniane błędy
    ✓ Niska wydajność
    ✓ Zła atmosfera
    ✓ Dekoncentracja
    ✓ Nerwowość, irytacja
    ✓ Zarażanie innych
    ✓ Nieleczona choroba trwa dłużej
    ✓ Wysokie koszty ukryte

Każdy to robi

paczka chusteczek na biurkuChoć zgodnie z prawem pracy wszyscy pracownicy mają równe prawa do skorzystania ze zwolnienia chorobowego bez ponoszenia konsekwencji – do nieefektywnej obecności w pracy przyznaje się większość z nas. Prezenteizm przestał być zmorą wyłącznie korporacji. Przebyte zapalenia płuc, przewlekłe zapalenia uszu, czy chore zatoki to przykłady „pamiątek” po naszej nadgorliwej obecności w pracy. Kariera kosztem zdrowia… tylko czy warto?

Jak pracodawca może pomóc?

Europejska Agencja Bezpieczeństwa i Ochrony Zdrowia wskazuje prezenteizm jako nowe psychospołeczne zagrożenie. Można z nim walczyć na wielu różnych polach. Fundamentem jest budowanie pozytywnej kultury organizacyjnej i wdrażanie odpowiedniej polityki personalnej, edukacja zdrowotna, promowanie idei work-life-balance, pozytywny przykład ze strony przełożonych, czy potraktowanie zdrowia jako jednej z firmowych wartości. To również nie postrzeganie prezenteizmu jako aktu lojalności, czy postawy godnej pochwały[2]

 

[1] Prezenteizm – niezdrowa nadobecność w miejscu zatrudnienia, Zakrzewska K., Zakład Epidemiologii Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego w: Przegląd Epidemiologiczny 2014; 68: 157-159.

[2] Tamże.

 

 

___________________________________

Przeczytaj też: Employee Experience

Zapracowany jak Japończyk, czy efektywny jak Niemiec?

 

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.

Employee Experience

Ostatnio często słyszymy, jak ważne są Candidate Experience, czy Offboarding. Nie można jednak budować silnego wizerunku pracodawcy (Employer Branding) skupiając się tylko na pierwszym wrażeniu pracownika o firmie, czy jego ostatnich dniach na zajmowanym stanowisku. Co z czasem kiedy pracownik rzeczywiście pełni obowiązki na danym stanowisku?

 

Ten czas to właśnie Employee Experience, czyli ogół doświadczeń pracownika z danym pracodawcą, jego opinie i odczucia związane z okresem zatrudnienia w danej firmie. Podejmując się świadomego Employee Experience Management (zarządzania ogółem doświadczeń pracownika) możemy w holistyczny, kompleksowy sposób zarządzać kadrami.

 

Co składa się na Employee Experience?

KULTURA ORGANIZACJI
  • ✓Onboarding
    ✓ Komunikacja
    ✓ Struktura organizacyjna
    ✓ Misja i wartości
    ✓ Styl zarządzania
    ✓ Współpraca
    ✓Efektywność

NARZĘDZIA
  • ✓ Technologie
    ✓ Aplikacje
    ✓ Komunikatory
    ✓ Maszyny
    ✓ Urządzenia
    ✓ Artykuły biurowe
    ✓ Oprogramowanie

OTOCZENIE
  • ✓ Środowisko pracy
    ✓ Wiek
    ✓ Różnorodność
    ✓ Dress code
    ✓ Ergonomia
    ✓ Kolorystyka
    ✓ Czystość

PŁACA I ROZWÓJ
  • ✓ Wynagrodzenie
    ✓ Benefity
    ✓ Odpowiedzialność
    ✓ Stopień samodzielności
    ✓ Rozwój zawodowy
    ✓Możliwość awansu
    ✓ Szkolenia

 

 

Nie da się ukryć, że elementów składających się na EE jest bardzo dużo. Każdy z nich stanowi odrębną kwestię, często wymagającą odpowiedniej strategii, czasem zaś procesowego czy proceduralnego podejścia. O ile o niektóre te aspekty możemy zadbać od ręki, o tyle inne będą czaso- i pracochłonne. Pamiętajmy też, że nie ma organizacji idealnej. Dla jednego pracownika luźny dress code będzie spełnieniem marzeń, a dla innego niedogodnością. Jeden pracownik marzy o wolności i samodzielności, inny lepiej odnajduje się w nieco sztywniejszych strukturach. O kwestii dopasowania pracowników do organizacji warto pamiętać już na etapie rekrutacji, aby pozwolić obu stronom na uniknięcie rozczarowań.

 

Grafika z sylwetką mężczyzny, który pyta: co robię, na co mam wpływ, z kim pracuję, co mnie motywuje, ile zarabiam, czy jestem doceniany, jak docierają do mnie informacje, z jakich narzędzi korzystam?Dlaczego Employee Experience jest ważne?

 

Im bardziej pozytywny będzie ogół doświadczeń pracownika z naszą firmą, tym silniejszy wizerunek dobrego pracodawcy zbudujemy. Pozytywne Employee Experience pozwoli zmniejszyć rotację, obniżyć koszty rekrutacji i ryzyko nieobsadzonych stanowisk oraz przyciągać najlepsze talenty, bo zadowolony zespół będzie dzielić się pozytywną opinią z innymi.

Pracownicy ogólnie zadowoleni z warunków i atmosfery będą efektywniejsi i bardziej odporni na wypalenie zawodowe. Ich zaangażowanie i motywacja przełożą się na jakość tworzonych usług / wytwarzanych produktów / realizowanych procesów, budowanie przewagi konkurencyjnej, a co najważniejsze – wpłyną na Customer Experience, czyli satysfakcję klientów.

 

Nie ma Customer Experience bez Employee Experience

 

Pracujemy dzięki klientom i dla nich, dlatego nie zapominajmy o pierwszym, wewnętrznym kliencie naszej firmy – pracowniku. W dobie troski o konsumentów i kontrahentów, zabiegania o ich uwagę i zaangażowanie, jesteśmy w stanie dopasować procesy do ich wymagań i potrzeb. Czy tak samo postępujemy z pracownikami? Pracownik niezadowolony z atmosfery i sytuacji w firmie – przekazuje negatywne emocje na zewnątrz. Jeśli czuje, że nikt o niego nie dba, nie będzie wydajnie dbał o samopoczucie klientów. Dlatego raz na jakiś czas warto spojrzeć na firmę oczami pracownika i przyjrzeć się elementom, które składają się na Employee Experience. Może któreś z nich wymagają „odświeżenia”?

Candidate Experience + Employee Experience + Employee Advocacy = Employer Branding

_____________________________________

Przeczytaj też: Candidate Experience

Employee Advocacy – Pracownik Twoim Ambasadorem

Offboarding – sztuka rozstania

 

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.