Komunikacja wewnętrzna

Komunikacja wewnętrzna to wymiana informacji pomiędzy pracownikami firmy a przełożonym(i). Choć dochodzi do niej samoistnie, np. kiedy po prostu ze sobą rozmawiamy, to odpowiednio kreowana staje się istotną funkcją zarządzania i kluczowym elementem wewnętrznego PR.

Komunikacja wewnętrzna | Human FocusCoraz więcej firm rozumie już ogromne znaczenie komunikacji zewnętrznej, czyli tej kierowanej do klientów, kontrahentów, konkurencji, lokalnej społeczności … Czasem ogranicza się ona do przekazywania informacji za pomocą strony www i mediów społecznościowych, często jest to jednak wielowymiarowe przedsięwzięcie realizowane przy współpracy specjalistów ds. marketingu, PR, komunikacji, czy employer brandingu. W ferworze walki o zewnętrzny wizerunek, zdarza się, że rola komunikacji wewnętrznej jest marginalizowana, a to może przynieść organizacji wiele szkód. Naprawdę warto zadbać także o ten obszar – efekty mogą nas pozytywnie zaskoczyć!

Na komunikację wewnętrzną składają się wszystkie komunikaty, które kierujemy do członków zespołu, bez względu na formę zatrudnienia. To wiadomości e-mail, plakaty, komunikaty wywieszone na tablicy, SMS-y, materiały video, informacje przekazywanie za pomocą komunikatorów internetowych / aplikacji, rozmowy, oficjalne pisma i odręczne notatki.

W zależności od organizacji, komunikacja wewnętrzna może przybierać skrajne formy: od sformalizowanej, autorytarnej, „oschłej” po krótkie komunikaty werbalne przekazywane „w locie” w firmowej kuchni. Ważne, aby stosowana formuła stanowiła świadomy wybór i była adekwatna do potrzeb przedsiębiorstwa i jego pracowników.

W komunikacji wewnętrznej nie tylko informujemy o zmianach, nowych przedsięwzięciach i naszych oczekiwaniach, ale także komentujemy firmową rzeczywistość – mówimy o sprawach ważnych, o tym, czym żyje zespół. Nabiera szczególnego znaczenia w przypadku kryzysu.

To narzędzie dla zarządu – decydujemy, co komunikujemy i kiedy; jakie informacje chcemy przekazać i w jakiej formie? Co chcemy przez to osiągnąć?

To narzędzie dla pracowników – informacje dają poczucie bezpieczeństwa, sensu i zrozumienia, rozwiewają wątpliwości, motywują; pracownicy zyskują przestrzeń do zgłaszania swoich uwag, pomysłów i spostrzeżeń, mogą zadawać pytania.

 

Czym grozi niewłaściwa komunikacja zewnętrzna?

 

  • pogłębia frustracje i napięcia
  • rodzi plotki i niedopowiedzenia
  • osłabia autorytet przełożonego
  • działa jak głuchy telefon – zniekształca informacje
  • podnosi ryzyko konfliktów
  • problemy „zamiata pod dywan”
  • demotywuje
  • obniża efektywność

 

Jeśli komunikujemy rzadko, uderzamy w patetyczne tony, wypowiadamy się z pozycji “wszechwiedzących”, milczymy o rzeczach trudnych, zespół otrzymuje komunikaty-wydmuszki. Przestajemy grać zespołowo i dzielimy na wrogie obozy: ONI i MY.

 

nieefektywna komunikacja wewnętrzna
 

Co daje efektywna komunikacja wewnętrzna?

 

  • zapewnia właściwy przepływ informacji
  • motywuje i wpływa na zaangażowanie
  • zwiększa identyfikację pracownika z firmą
  • poprawia relacje i atmosferę
  • zapobiega plotkom i niedopowiedzeniom
  • może redukować napięcia w grupie
  • daje impuls do rozwoju i wskazuje kierunki działań
  • pozwala dostrzegać i celebrować sukcesy
  • jasno pokazuje, które zachowania / działania / postawy są pożądane, a które nie

 

Dobra komunikacja wewnętrzna ma wartość zawsze, ale wydaje się, że wartość ta jest szczególnie cenna, kiedy jedna strona dialogu ma na sobie garnitur, a druga strój roboczy. Trudno o lepszy miernik komunikacyjnego niepowodzenia / sukcesu. Jeśli obie strony czują się częścią jednej drużyny to odnieśliśmy sukces.

 

efektywna komunikacja wewnętrzna
 

 

Masz wpływ na to, co mówią

Zarząd firmy, management i dział HR mają ogromny wpływ na atmosferę panującą w firmie i zaangażowanie zespołu. Nie tylko poprzez system wynagrodzeń i benefitów, procedury i regulaminy, ale w dużej mierze również poprzez komunikację. Pracownik, który wie dlaczego musi zostawać w danym miesiącu po godzinach, przyjmie to lepiej. Informacja o ważnych zmianach zapobiegnie plotkom i błędnej interpretacji wydarzeń. Rozsądne udzielanie głosów pracownikom i asertywność w komunikacji nie pozwolą na wzrost roszczeniowości, czy krytykanctwa. Jednak bez względu na to, czy nasza komunikacja wewnętrzna ograniczy się do kwartalnych spotkań i spontanicznego korzystania z tablicy ogłoszeń, czy przyjmie formę zaawansowanej strategii z użyciem profesjonalnych narzędzi – warto postawić na szacunek, szczerość i otwartość.

 

Każdy zespół ma inne potrzeby

Przygotowując strategię komunikacji wewnętrznej warto pamiętać o specyfice danej organizacji i charakterystyce zespołu. W rozbudowanej firmie o skomplikowanej strukturze formuła będzie zupełnie inna niż w kameralnym start-upie. Należy uwzględnić również różnice pokoleniowe i dostęp do narzędzi – czy każdy pracownik korzysta ze służbowego adresu e-mail, a może od miesięcy nasze newslettery trafiają wyłącznie do pracowników administracyjnych? Obszarów do analizy i usprawnień na pewno nie brakuje.

 

_____________

Czytaj też:

Expose szefa – jak komunikować zmiany?

Employee Experience – ogół wrażeń pracownika

Employee Advocacy – pracownik Twoim ambasadorem

 

 

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.

 

Expose szefa

Expose szefa to przydatne narzędzie menadżerskie. Polega na krótkim, zwięzłym, a przede wszystkim konkretnym wystąpieniu przełożonego, skierowanym do swoich podwładnych. W klasycznym ujęciu expose związane jest z objęciem przez przełożonego nowego zespołu i powinno pokrótce nakreślić oczekiwania, zasady współpracy i kluczowe wartości, jak również zachowania i postawy, które będą nagradzane lub nie będą tolerowane. W nowoczesnym zarządzaniu to nieco bardziej elastyczne narzędzie komunikacji, które usprawnia przepływ informacji i transparentność działań.

czerwone krzesła w sali konferencyjnej„Najczęstszym źródłem niezadowolenia z pracy są relacje z przełożonymi”

Brak komunikacji wewnętrznej i chaos informacyjny przynoszą organizacjom wiele szkód. Niedoinformowani pracownicy zaczynają poszukiwać odpowiedzi na nurtujące ich pytania na własną rękę, co szybko przeradza się w plotki, teorie spiskowe i niedomówienia. Dlatego expose szefa powinno być stałym elementem życia firmy, za każdym razem, kiedy w organizacji zachodzą zmiany.

 

Kiedy wygłosić expose szefa?

Zawsze, kiedy …

  • tworzysz w strukturach firmy nowy dział / zespół,
  • nowe kierownictwo obejmuje już istniejącą grupę,
  • rozpoczynasz pracę nad nowym projektem,
  • wdrażasz nowe produkty / usługi / narzędzia,
  • przyznajesz nagrody i awanse,
  • zmieniasz hierarchię wartości / priorytety działania,
  • wdrażasz nowy system motywacyjny,
  • przyjmujesz nowy model zarządzania,
  • zatrudniasz nowego pracownika.
Dobre expose…

wyznacza zasady i standardy współpracy w zespole, podkreśla oczekiwania wobec pracowników, buduje autorytet przełożonego.

 

Co powinno zawierać expose szefa?

  • intencję, czyli informację o powodzie wygłoszenia expose,
  • powód zmiany (rozwiej wątpliwości, że to tylko „wymysł kogoś z góry” 🙂 ),
  • nakreślenie oczekiwań i zasad współpracy,
  • wartości, którymi się kierujemy,
  • cele, jakie chcemy osiągnąć,
  • zaproszenie do wyjaśnienia wątpliwości (pozwala zbadać potrzeby zespołu i upewnić się, że przekazane informacje są jasne dla wszystkich).

 

“Co to oznacza dla mnie?”

To pytanie zada sobie każdy pracownik. Upewnij się, że każdy członek zespołu będzie wiedział, czego się spodziewać. Okres intensywnej pracy, większa swoboda działań, częstsza współpraca z pracownikami innych działów? Im mniej niedomówień po expose szefa, tym lepiej! „Nic o nas bez nas” – tak widzą to podwładni, w końcu to oni na własnej skórze odczują konsekwencje zmian.To trochę jak bycie kapitanem statku. Jeśli załoga ma Ci zaufać, musi wiedzieć co oznacza nagła zmiana kursu, czy nowa bandera.

 

Czego unikać?

Wszyscy razem w jednym miejscu? To może kusić, żeby poruszyć jeszcze kwestie szkoleń bhp, kart sportowych, czy dziesiątek innych bieżących zagadnień z życia firmy. Expose to jednak nie najlepszy czas na takie wzmianki. Czego jeszcze unikać?

  • wystrzegaj się chaotycznych wypowiedzi, swoje expose przygotuj wcześniej,
  • unikaj górnolotnych i podniosłych wyrażeń, postaw na realia i konkrety,
  • unikaj dygresji i rozbudowanych przykładów, czasem mniej znaczy więcej!

 

salka konferencyjna, onboarding, krzesła, ekran, zegarExpose szefa jako element onboardingu?

Ciężko mówić o kompletnym i udanym procesie onboardingu, jeśli nie towarzyszyło mu expose szefa. Firma to ludzie, a każda rotacja zaburza pewien naturalny rytm, wypracowany system. Nawet najbardziej zgrany dział w towarzystwie nowego kolegi/koleżanki dociera się na nowo. Jeśli na przykład liczysz, że nowa osoba wprowadzi do zespołu wiele zmian, nie zapomnij o tym zakomunikować wszystkim zainteresowanym. W przeciwnym razie Twój team może ostudzić zapały „samozwańczego reformatora”.

Expose szefa to nie tylko sposób na kreowanie wizerunku i komunikowanie oczekiwań, ale też szansa na większą identyfikację pracowników z organizacją, po prostu – więcej satysfakcji z pracy.

___________________________________

Przeczytaj też: Elevator Pitch – daj się poznać

Employee Experience – ogół wrażeń pracownika

Employee Adocacy – pracownik Twoim ambasadorem

O autorze:
Kasia Saj

Specjalista ds. marketingu / Asystent ds. kadr i płac w Human Focus. Na swoim hybrydowym stanowisku łączy kreatywny zmysł z twardym HR. Uwielbia letnie burze, upały, czworonogi i książki.